Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de PetMetric es:

Nombre o razón social

[NOMBRE O RAZÓN SOCIAL]

NIT o cédula

[NIT O CÉDULA]

Dirección

[DIRECCIÓN]

Canal de contacto

[CORREO DE CONTACTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS]

Los campos entre corchetes están pendientes de completar. Hasta que se completen, este documento no identifica al responsable y por lo tanto no satisface el requisito de la ley.

2. Quién usa PetMetric y qué datos se recogen

PetMetric es una herramienta que usan clínicas veterinarias. Conviene distinguir tres grupos de personas, porque sus datos se tratan de forma distinta:

• • El personal de la clínica (propietario, veterinarios, auxiliares, recepción), que tiene una cuenta. De ellos se recoge: correo electrónico, nombre, contraseña (almacenada cifrada, nunca en texto claro), rol dentro de la clínica y, si se usa, los datos de facturación.
• • El dueño de la mascota, que no tiene cuenta. De él se recoge lo que la clínica registra en la ficha del paciente: nombre, teléfono y correo electrónico, para poder enviarle recordatorios y darle acceso al portal.
• • Quien escribe por el chat de la página pública, de quien se recoge nombre, correo y el motivo de contacto.

La información clínica de la mascota (consultas, peso, vacunas, tratamientos, imágenes) no es un dato personal del animal —los animales no son titulares de datos— pero sí queda asociada a los datos de contacto de su dueño, y se trata con el mismo cuidado.

Quién decide sobre esos datos. La clínica es quien recoge la información de sus clientes y decide qué registrar; PetMetric la trata por encargo de la clínica para prestarle el servicio. La relación entre la clínica y sus clientes, incluida la autorización que la clínica debe obtener de ellos, es responsabilidad de la clínica.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan únicamente para:

1. Crear y administrar la cuenta del personal de la clínica y su acceso a la plataforma.
2. Registrar y conservar la historia clínica de los pacientes (fichas, consultas, peso, vacunas, desparasitaciones, inventario, odontograma y mapa corporal).
3. Agendar citas y enviar recordatorios al dueño de la mascota.
4. Realizar teleconsultas por videollamada, y —solo con el consentimiento de ambas partes— grabarlas, transcribirlas y generar un borrador de resumen con apoyo de IA.
5. Dar al dueño de la mascota acceso a su portal mediante un enlace con un identificador único, sin necesidad de crear una cuenta.
6. Procesar el pago de la suscripción y emitir las facturas correspondientes.
7. Enviar notificaciones operativas por correo y, si la persona las activa, por notificaciones push del navegador.
8. Atender consultas y reclamos sobre el tratamiento de los datos.

No se usan para publicidad, ni se venden, ni se ceden a terceros con fines comerciales, ni se usan para construir perfiles de comportamiento.

4. Derechos del titular

Toda persona cuyos datos estén en la plataforma tiene derecho a:

• • Conocer qué datos suyos se tratan, de forma gratuita.
• • Actualizar y rectificar los datos que estén incompletos, inexactos o desactualizados.
• • Suprimir sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• • Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
• • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

Límite del derecho de supresión. La historia clínica veterinaria se conserva 5 años. Durante ese período una solicitud de supresión puede no poder atenderse sobre la información clínica, aunque sí sobre los datos de contacto. Se informa en cada caso qué se suprimió y qué no, con el motivo.

5. Cómo presentar una consulta o un reclamo

Escribiendo a [CORREO DE CONTACTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS], indicando el nombre completo, la forma de contacto y la descripción de lo que se solicita. Si quien escribe no es el titular, debe acreditar en qué calidad actúa.

Los plazos anteriores son los que fija la Ley 1581 de 2012 (artículos 14 y 15).

6. Grabaciones de teleconsulta

La teleconsulta es una videollamada entre el veterinario y el dueño de la mascota. La grabación no es automática: solo puede iniciarse cuando las dos partes han dado su consentimiento de forma expresa dentro de la sala, y la plataforma registra la fecha y hora en que cada una lo dio.

Si la grabación se realiza:

• • El audio se almacena de forma privada en Cloudinary y se accede siempre mediante enlaces firmados de duración limitada. No queda en una URL pública.
• • Se transcribe con un proveedor de IA (ver la sección 8) y se genera un borrador de resumen. Ese borrador no se envía a nadie hasta que el veterinario lo revisa y decide enviarlo.
• • Se conserva 5 años, igual que el resto de la historia clínica. El veterinario puede eliminarla antes; la plataforma conserva el registro de quién la eliminó y cuándo, pero no el archivo.

7. Cookies y almacenamiento en el navegador

PetMetric no usa cookies de publicidad, de analítica ni de rastreo, ni de terceros con esos fines. Lo único que el navegador guarda es:

Si se activan las notificaciones del navegador, este crea además una suscripción asociada al dispositivo. Se puede revocar desde la configuración del navegador en cualquier momento.

8. Terceros que procesan datos

Para funcionar, PetMetric se apoya en los siguientes proveedores. Cada uno recibe únicamente lo necesario para la función que cumple:

Varios de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia, por lo que el tratamiento implica una transferencia internacional de datos.

Pendiente de revisión legal: la Ley 1581 de 2012 exige condiciones específicas para la transferencia internacional, y la suscripción de acuerdos de tratamiento con cada encargado. No se afirma acá que esas condiciones estén cumplidas.

9. Seguridad

Lo que la plataforma hace hoy, y que puede verificarse: el tráfico va cifrado por HTTPS; las contraseñas se almacenan con una función de derivación de clave y nunca en texto claro; cada clínica solo accede a sus propios datos; las grabaciones se sirven con enlaces firmados de duración limitada; y el acceso del dueño a su portal usa un identificador único por paciente.

Ninguna medida de seguridad elimina por completo el riesgo. No se declara acá ninguna certificación ni auditoría externa, porque no existe.

10. Vigencia y cambios

Esta política corresponde a la versión 2026-10-06-borrador, editada el 6 de octubre de 2026. Si cambia de forma que afecte los derechos del titular, se publicará la versión nueva en esta misma dirección y se informará por los canales habituales. Las bases de datos se conservan mientras sea necesario para las finalidades descritas y para cumplir los deberes legales aplicables.